Как организовать собственный концерт или вечеринку. Часть 1: основные моменты
Это первая часть гайда «как организовать собственный концерт или вечеринку», и в ней я расскажу о основных моментах, на которых вам нужно сосредоточить свое внимание, когда вы хотите сделать свое культурно-массовое мероприятие.
Место и время
Выбирайте место исходя из формата. Если это квартирник на 30 человек — вам не нужен клуб. Если это вечеринка до утра на 300+ человек — вам нужно подходящее помещение со всеми необходимыми для данного формата удобствами. Всегда отталкивайтесь от своей идеи и выбирайте место, максимально подходящее под вашу задумку.
Стоит обратить внимание на удобство локации и наличие доступного общественного транспорта рядом. Если его нет — стоит организовать его самим.
Все площадки работают на разных условиях. Кто-то готов предоставить вам все необходимое за 20% от стоимости входных билетов плюс всю выручку с бара. Кто-то готов предоставить депозит в баре для музыкантов и организаторов. А кто-то и баром готов поделиться. Все индивидуально и зависит исключительно от того, как вы сумеете договориться.
Если у вас есть выход на арт-директора площадки через ваших друзей — сумма аренды или процент, запрашиваемый площадкой, могут сильно измениться в выгодную для вас сторону.
Помните, что кроме самой площадки вам необходимо обеспечить охрану мероприятия, рабочий гардероб, звук, свет и всю команду людей, которые будут обслуживать ваше мероприятие. Именно поэтому зачастую площадки и запрашивают сразу минимальную сумму для оплаты работы сотрудников.
А еще не забудьте о том, что место должно вместить всех занятых на вашей вечеринке людей. Я о вместительной гримерке для музыкантов, удобной кухне или баре для посетителей и персонала, туалете, курилке [или доступе на улицу] и возможном зонировании пространства на места для танцев / отдыха / общения / потребления пиши и т.д.
Время – не менее важный фактор
У многих площадок есть возрастные ограничения 18+ на вечерних и ночных мероприятиях. Это стоит уточнить заранее. При планировании мероприятия надо отталкиваться от аудитории, которую вы позовете на него.
Стоит учитывать другие вечеринки и концерты, которые могут проходить в тот же день и в то же время. Если вы делаете что-то похожее, но с меньшим масштабом — часть аудитории, которую вы планировали привлечь, может прийти не к вам. Даже ваши друзья скорее выберут концерт любимого исполнителя или какой-нибудь интересный городской/узкоспециальный движ вместо вашей тусовки, если там будет известный исполнитель или еще какая-то замануха покрупнее.
Еще один момент — время на подготовку мероприятия, время его проведения от начала и до конца и время на завершающий этап после его проведения: сборы на площадке, подсчет денег и расчет со всеми выгодополучателями и другие непредвиденные обстоятельства.
Ну и самое логичное — выбор дня и конкретного времени вечеринки / утренника / концерта. Проверьте наличие в этот день других подобных мероприятий, которые могут увести у вас аудиторию, подумайте, будут ли этот день и время удобны для аудитории. Прибавьте к времени начала время, необходимое, чтобы люди могли добраться до места после работы с заездом домой. Это часа полтора-два. Позже — не стоит. Дом может затянуть рутиной, мягким диваном и новым выпуском Дудя.
Ну и помните о том, что в будни многим на следующий день надо на работу.
Формат
Тут у вас полный карт-бланш. Можно взять устоявшийся и понятный формат, а можно придумать что-то свое. Дерзайте.
Расскажу немного о вечеринках Urals Invasion, которые мы проводили пару лет в екатеринбургских клубах: это были музыкальные вечеринки с двумя сценами — живой и электронной. Музыка играла нон-стоп на протяжении всего вечера. В зависимости от места мы выбирали музыкантов и делали необходимые перестановки и декорирование самих локаций. Так, чтобы стиль был узнаваем вне зависимости от места.
Одной из главных фишек было использование двух сцен и переформатирование пространства клуба / бара под наши нужды, чтобы даже завсегдатай увидел место в новом свете.
В зависимости от площадки мы выбирали музыкантов для живой и электронной сцены. Нам нужно было создать определенный вайб на вечеринке, а не просто дать выступить всем желающим. Также мы отталкивались от технического оснащения клуба или бара.
Техническая сторона вопроса.
Вы должны учесть все.
Представить себя на месте каждого человека на вечеринке. На месте музыканта, организатора, бармена, охранника и случайно зашедшего на огонек прохожего. В вашем плане должно быть учтено все: от рекламы мероприятия, до его завершения. От того, как добраться до места, до того, как сообщить людям, что вечеринка подошла к концу.
С площадкой надо утрясти все вопросы по входам / выходам. Куда может проходить персонал, куда не может проходить посетитель и так далее. Где можно курить и где нельзя. Где уборная для гостей и персонала. Как отличать организаторов, персонал и участников от посетителей.
Еду и напитки также необходимо обсудить заранее. Чтобы всем всего хватило, было разнообразно и доступно. Всегда можно попросить бар сделать специальный напиток для вашей вечеринки или особое блюдо, ассоциирующееся с темой.
У музыкантов необходимо запросить технические райдеры и продумать лайнап [порядок выхода музыкантов на сцену], заложив во время подготовки саундчеки [проверку и настройку звука] минут по 45 на каждого артиста с учетом подключения / отключения на сцене. Саундчеки можно делать как за день до мероприятия, так и в сам день проведения до открытия дверей. Но помните про форс-мажоры и то, что люди зачастую опаздывают. Это касается и музыкантов.
Бюджет
Без него никак.
Посчитайте
- аренду площадки и аппарата,
- затраты на рекламу и декор места,
- логистику,
- заложите сумму на непредвиденные расходы
- гонорары музыкантам.
А теперь подумайте, где вы возьмете деньги, которые понадобятся вам ДО проведения мероприятия. На рекламу, на аренду клуба и аппарата, на оплату трансфера и другие расходы на этапе подготовки.
Поймите цену билета исходя из составленного вами предложения + ваших расходов + примерного количества гостей + желаемой выгоды. Нужно понимать, что вы предлагаете, кому и что вы за это просите.
Не ломите цену — это может отпугнуть.
Не занижайте цену — это может насторожить.
Оцените стоимость того, что вы предлагаете, разумно. Кто у вас выступает, какие развлечения вы готовы предложить аудитории кроме музыки. Что это за место и какой порядок цен на мероприятия, которые уже проходили и проходят там.
Посчитайте [примерно], сможете ли вы отбить все расходы + рассчитаться со всеми организаторами и участниками. А еще неплохо бы было заработать.
Постарайтесь учесть все необходимые затраты и прикинуть возможные форс-мажоры.
Реклама мероприятия – не такое уж и затратное дело, особенно когда в него вовлечено много участников. Используйте все возможные способы бесплатной рекламы в соцсетях, рассказывайте о вечеринке лично, постоянно подогревайте людей в соцсетях. Ну и не забудьте, что все, что вы опишите и наобещаете, надо воплотить.